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Tema dell’evento e committenza pubblica: Abbiamo gestito per conto di INAF, Istituto Nazionale di Astrofisica e del Progetto Internazionale SKA la firma del trattato internazionale avvenuta presso il Ministero della Pubblica Istruzione il 12 marzo 2019. Come previsto per gli incontri tecnici oggetti della presente gara, siamo stati convocati inizialmente da INAF ed abbiamo avuto una serie di incontri preliminari con relativi sopralluoghi tecnici presso la loro sede di Monte Mario per l’allestimento di tutti i servizi con la formula chiavi in mano ed inoltre per la progettazione ed allestimento di una tendostruttura per ampliare, allargandoci nel giardino, lo spazio coperto della loro sala riunioni.

Numero e tipologia per partecipanti: circa 150 partecipanti. Delegazioni di tutti i Paesi firmatari del Trattato, Ambasciatori dei medesimi Paesi presso lo stato italiano e rappresentanti del progetto internazionale SKA.

Servizi richiesti: il nostro incarico iniziale riguardava solo la seconda parte dell’evento, prevista dopo la firma ufficiale del trattato, che sarebbe avvenuta presso il Ministero della Pubblica Istruzione. In un secondo tempo siamo stati coinvolti anche nelle riunioni preparatorie con il Cerimoniale del Ministero per il supporto organizzativo per la prima parte dell’evento, la cerimonia della firma. Successivamente siamo stati anche avvisati che, prima della firma ufficiale del Trattato, ci sarebbe stata anche una firma di un altro accordo al quale avrebbero partecipato solo alcuni Paesi che il Ministero si sarebbe occupato di avvisare e per la quale sarebbe comunque servito un supporto logistico di accoglienza e gestione evento.

Metodologie: Sia per i primi incontri che per quelli presso il Ministero abbiamo attivato la nostra procedura di rilevazione delle esigenze, analisi e verbale. Abbiamo creato l’albero WBS, dimensionato la Direzione e Segreteria tecnica e assegnato task e sub task alla Segreteria Organizzativa, previsto e schedulato il piano dei trasporti.

Criticità emerse dall’analisi dell’evento: far dialogare le tre entità coinvolte con l’obiettivo di concordare modalità operative e tempistiche; contemperare le esigenze di visibilità delle tre entità coinvolte; far fronte ai continui cambiamenti di programma, non sempre comunicati tempestivamente; far fronte alle richieste dell’ultimo minuto, ma senza grossi aggravi di costo; gestire il budget dell’evento, che in buona parte era a carico del progetto internazionale SKA; reagire prontamente, tenendo conto che sia le delegazioni che gli stessi organizzatori erano poco propensi a rispettare le procedure e tempistiche via via concordate; gestire il flusso delle informazioni che in parte era fuori dal nostro controllo, soprattutto per quel che riguardava i rapporti con le delegazioni di cui in parte si è fatto carico il Cerimoniale del Ministero.

Soluzioni organizzative: abbiamo costituito due squadre, una che avrebbe gestito la prima parte dell’evento presso il Ministero della Pubblica Istruzione ed una che sarebbe stata pronta ad accogliere i partecipanti presso la sede INAF. In accordo con il Ministero, abbiamo organizzato il servizio di accoglienza e accompagno delle delegazioni dall’ingresso del Ministero al piano dove si trova la stanza del Ministro, dalla quale si accede direttamente alla sala dove si sarebbe tenuta la firma ufficiale del Trattato. Una parte del team si trovava già presso la sede di INAF per gli ultimi dettagli organizzativi per la seconda fase della cerimonia, quella prevista presso l’Osservatorio di Monte Mario, e per l’accoglienza dei primi ospiti; mentre altri elementi del nostro team coordinavano l’arrivo al Ministero dei ritardatari e la ripartenza di coloro che, immediatamente dopo la firma, volevano andare subito alla sede INAF.

Criticità risolte: Era stato previsto che gli ambasciatori ed i capi delegazioni salissero attraverso lo scalone d’onore, mentre i componenti delle delegazioni avrebbero dovuto usare l’altra scala. Sul posto abbiamo gestito con diplomazia situazioni di possibile imbarazzo per delegazioni che non si volevano separare.  Sempre dando prova di diplomazia, abbiamo evitato potenziali ulteriori difficoltà dovute alla compresenza, al nostro livello non coordinabile, di rappresentanti di varie forze dell’Ordine (Carabinieri, Polizia, Vigili urbani ecc.)  gestendo e separando con il nostro staff i flussi di coloro che dovevano essere accompagnati nella sala per la firma dell’accordo preliminare, di coloro che potevano accedere alla sala dove si sarebbe tenuta la firma del Trattato e dei capi delegazione ed ambasciatori che prima della firma del Trattato avrebbero incontrato il Ministro nel suo salottino.

Imprevisti e ulteriori servizi richiesti: Oltre all’organizzazione delle tempistiche delle due cerimonie, quella ufficiale al Ministero e quella prevista, a seguire, alla sede INAF, nonché dei trasporti tra le due sedi, ci è stato chiesto, all’ultimo momento, di trovare degli omaggi significativi per i capi delegazione che avrebbero firmato il Trattato. Abbiamo di conseguenza fatto realizzare delle bellissime penne Aurora personalizzate ad un costo ragionevole. Per la parte dell’evento che si è svolta presso l’Osservatorio di Monte Mario, siccome il pranzo sarebbe stato improntato al più tipico stile italiano e centrato su cibi della migliore tradizione locale, ci è stato chiesto di realizzare un ulteriore buffet nel quale fossero rappresentati cibi e bevande di tutti i Paesi coinvolti a parte l’Italia. Abbiamo risolto molto facilmente per alcuni Paesi, mentre per quelli più difficili da rappresentare, come il sud Corea e l’Australia, abbiamo avuto la consulenza qualificata della ditta Castroni, che importa prodotti alimentari da tutto il mondo: i partecipanti erano molto orgogliosi dei loro prodotti nazionali, i cioccolatini svizzeri sono andati a ruba, il pranzo italiano servito sotto gli ombrelloni nel giardino panoramico di Monte Mario è stato apprezzatissimo, insomma il ricevimento all’INAF è stato un vero successo. Sempre in extremis ci è stato chiesto di organizzare un evento sociale collaterale in una sede significativa per conto delle ambasciate sud africana e australiana che supportano il progetto SKA: abbiamo quindi organizzato una riuscitissima e suggestiva serata allo Stadio di Domiziano.

Conclusioni: Malgrado la difficoltà di mantenere una visione complessiva dell’evento, grazie alla nostra estrema flessibilità, alla nostra esperienza di altre situazioni similari, all’alto livello di problem solving ed alla nostra reperibilità anche fuori orario lavorativo, abbiamo fatto fronte molto rapidamente a tutto, compresi una serie di imprevisti fuori del nostro controllo.